個人情報および特定個人情報の保護について｜三井化学ICTマテリア株式会社

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個人情報および
特定個人情報の保護について

三井化学ICTマテリア株式会社（以下、当社といいます。）は、お客様、取引先の方々を始めとする、当社に個人情報又は特定個人情報を提供される方（以下、本人といいます。）の個人情報及び特定個人情報を適切に保護するため、『個人情報及び特定個人情報の保護方針に関する宣言』に則り事業活動を行ってまいります。なお、当社における個人情報又は特定個人情報の利用内容、開示等のご請求の手続き、お問い合わせ先などについては、以下の『個人情報及び特定個人情報の取り扱いについて』に記載のとおりです。

※個人情報：生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの

・個人情報及び特定個人情報の保護方針に関する宣言
・個人情報及び特定個人情報の取り扱いについて

個人情報及び特定個人情報の保護方針に関する宣言

当社は、当社の事業活動において、個人情報及び特定個人情報を適切に取り扱い保護することが重要な社会的責務であると認識し、以下の基本的な方針に基づき、個人情報及び特定個人情報の保護に努めます。

1.法令等の遵守について

当社は、法令・ルールの遵守が会社存続の大前提であることを強く認識し、個人情報及び特定個人情報の保護に関する法令、ガイドライン等および社内規則を遵守します。また、当社グループ各社において、これらの趣旨に従った対応が図られるよう、各社と協力し取り組みます。

2.個人情報および特定個人情報の取得について

当社は、個人情報及び特定個人情報を、その利用目的を明確にした上で、適法かつ公正な手段により取得します。

3.個人情報および特定個人情報の利用について

当社は、個人情報及び特定個人情報を、法令により認められている場合を除き、本人の同意なく、その利用目的の範囲を超えて利用しません。

4.個人情報および特定個人情報の第三者への提供について

当社は、個人情報及び特定個人情報を、法令により認められている場合を除き、本人の同意なく、第三者に開示または提供しません。

5.個人情報及び特定個人情報の安全管理について

当社は、個人情報及び特定個人情報の保護に関する社内規則を定め、個人情報保護管理者を選任し、当社における個人情報及び特定個人情報の保護のための管理体制を整備する等の諸施策を推進します。
当社は、個人情報及び特定個人情報の漏えい、紛失、毀そん、不正アクセス等を防止するため、社内規則に従い、必要かつ適切な安全管理に努めるとともに、その状況について定期的に監査します。
また、当社の役員、従業員等に対し、個人情報及び特定個人情報の適切な取り扱いについて教育を実施します。

6.個人情報および特定個人情報に関する問い合わせ、開示・訂正等について

当社は、その保有する個人情報又は特定個人情報について、本人から問い合わせ、開示・訂正等の要請があった場合には、速やかに対応します。

7. 個人情報及び特定個人情報の保護の取組みの継続的な改善

当社は、個人情報及び特定個人情報の保護に関する上記の取組みをPDCAサイクル※を回し実施します。また、この取組みを継続的に見直し、改善に努めます。
※PDCAサイクルとは、計画をたて（Plan）、実行し（Do）、その評価（Check）に基づいて改善（Act）を行う、というプロセスを継続的に繰り返す手法のことをいいます。

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1. 利用目的について

①個人情報の利用目的

当社は、ご本人の個人情報を、当社の企業活動の遂行に必要な範囲内において、以下の利用目的の達成に必要な範囲内で利用いたします。なお、下記の利用目的のほか、サービスごとに利用目的が明示されている場合は、その目的に従って個人情報を取得及び利用します。

当社の取扱製品やサービスの提供
当社の取扱製品やサービスに関する情報の提供および提案
当社の取扱製品やサービスの企画、開発および利用に関する調査等
法令・契約に基づく権利の行使または義務の履行
お客様、取引先、株主等当社とかかわりのある方との連絡および問い合わせ
お客様等からのお問い合わせまたはご要望に対する回答
当社が開催する行事等の案内
株主管理に伴う事務手続き
採用活動に関する情報の提供及び連絡
その他当社の円滑な業務運営を図るため

②特定個人情報の利用目的

当社は、ご本人の個人番号（行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に定める個人番号をいう。）を以下の事務手続きに限定して利用いたします。

所得税法に基づき、雇用主、又は支払者が行う源泉徴収に関する事務
相続税法に基づき、雇用主、又は支払者が行う源泉徴収に関する事務
勤労者財産形成貯蓄制度における雇用主が行う金融商品取引に関する利子所得等の法定書類等の作成・提供事務
従業員持株会、拡大従業員持株会、役員持株会、又は取引先持株会等の理事長、若しくは事務局が行う金融商品取引に関する配当所得等の法定書類等の作成事務
地方税法に基づき、雇用主、又は支払者が行う住民税に関する事務
健康保険法に基づき、雇用主が行う社会保険に関する事務
厚生年金保険法に基づき、雇用主が行う年金に関する事務
企業年金の給付に伴う源泉徴収、給付金の受給申請に関する事務
雇用保険法に基づき、雇用主が行う労働保険に関する事務
介護保険法に基づき、雇用主が行う介護保険に関する事務
上記の事務に伴い生じる個人番号の書類付記に関する事務、及び上記事務に伴い生じる一切の事務

2. 安全管理措置

当社は、個人情報について、以下のとおり漏洩、滅失又は毀損の防止その他の個人情報の適切な管理のための措置を講じています。

① 基本方針の策定

個人情報の適正な取扱い確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定。

② 個人情報の取扱いに係る規律の整備

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱規程を策定。

③ 組織的安全管理措置

個人情報の取扱いに関する責任者（個人情報管理責任者）を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備
個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署による監査を実施

④ 人的安全管理措置

個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施
個人情報についての秘密保持に関する事項を社内規則に記載

⑤ 物理的安全管理措置

個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施

⑥ 技術的安全管理措置

アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報の範囲を限定
個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

⑦ 外的環境の把握

個人情報を保管している外国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施

安全管理措置を含め、個人情報の取り扱いに関するお問い合わせについては、下記5．参照

3. 第三者への提供について

① 個人情報の第三者への提供

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において当社が業務委託先に提供する場合又は法令で認められた場合を除き、ご本人の同意なく、個人情報を第三者に提供することはありません。
なお、お客様等からのお問い合わせ、ご要望、資料請求等に対し適切に回答するため、当社親会社及びその関係会社との間で個人情報を共同で利用させていただくことがあります。この場合のお客様等の個人情報の管理については当社が責任を有します。

② 特定個人情報の第三者への提供

当社は、以下の場合を除き、特定個人情報を第三者に提供することはありません。

特定個人情報の利用目的の処理のために必要な限度で特定個人情報を提供する場合
特定個人情報の取扱いの全部若しくは一部の委託又は合併その他の事由による事業の承継に伴い特定個人情報を提供する場合
人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合において、ご本人の同意があり、又はご本人の同意を得ることが困難である場合
その他、番号法の規定により特定個人情報を第三者に提供することが定められている場合

※番号法とは、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」をいいます。

4. 個人情報の共同利用について

当社は、必要に応じて、お客様、お取引先等から頂いた個人情報を、次のとおり共同利用する場合があります。

共同利用する項目：会社名、所属、職位、氏名、住所、電話番号、メールアドレス
共同利用者の範囲：当社、及び当社親会社の有価証券報告書に記載する関係会社
共同利用者の利用目的：当社事業に関連したサービスを、有益かつ適切にお客様、お取引先等に提供するため
個人データの管理について責任を有する者：三井化学ICTマテリア株式会社

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5. 個人情報及び特定個人情報の開示などのお問い合わせと手続きについて

当社では、お客様本人またはその代理人の方から、お客様の個人情報および特定個人情報について、開示、利用目的の通知、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供の停止（以下総称して、開示等といいます。）のご依頼等がありましたら、お申し出をされた方がお客様本人、もしくはその代理人であることを当社にて確認できた場合のみ、適切な方法で対処いたします。

（1）お問い合わせ窓口

① 個人情報に関するお問い合わせ窓口

当社が保有する個人情報に関するお問い合わせ、開示等のご請求、個人情報の取り扱いに関する苦情等は、以下の窓口に、郵便にてお申し出ください。
三井化学ICTマテリア株式会社　総務人事部総務人事グループ
住所：〒104-0028　東京都中央区八重洲2-2-1　東京ミッドタウン八重洲八重洲セントラルタワー

②特定個人情報（個人番号を含む個人情報）に関するお問い合わせ窓口

当社が保有する特定個人情報に関するお問い合わせ、開示等のご請求、特定個人情報の取り扱いに関する苦情等は、以下の窓口に、郵便にてお申し出ください。
三井化学ICTマテリア株式会社　総務人事部総務人事グループ
住所：〒104-0028　東京都中央区八重洲2-2-1　東京ミッドタウン八重洲八重洲セントラルタワー

【お願い】直接ご来社いただいてのお申し出はお受けいたしかねますので、ご了承賜りますようお願い申し上げます。

（2）開示等の請求方法

開示等の請求を行う場合は、上記「個人情報に関するお問い合わせ窓口」又は「特定個人情報に関するお問い合わせ窓口」宛に、次の申請書に所定の事項をご記入の上、必要書類を添付し、ご郵送ください。
なお、ご郵送の封筒には、朱書きで「個人情報に関する申請書類在中」又は「特定個人情報に関する申請書類在中」とお書き添えください。

イ．申請書

請求の内容	申請書の種類
「保有個人データ」注の開示を求める場合	「保有個人データ」開示申請書（PDF）
「保有個人データ」の利用目的の通知を求める場合	「保有個人データ」利用目的通知申請書（PDF）
「保有個人データ」の訂正、追加、削除を求める場合	「保有個人データ」訂正等申請書（PDF）
「保有個人データ」の利用停止、消去、第三者提供の停止を求める場合	「保有個人データ」利用停止等申請書（PDF）

注）当社が開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止を行う権限を有する個人情報をいいます。

ロ．必要書類

ご本人による申請の場合
・本人確認のための書類

次のいずれか1点のコピー
※申請時現在のご本人の氏名、住所の記載のあるものに限ります。
・運転免許証
・パスポート
・その他本人が確認できる公的書類

代理人による申請の場合（次のAとBの両書類）
A：本人確認のための書類

B：代理権の確認のための書類

【親権者の場合】
戸籍謄本または扶養家族が記入された保険証のコピー
【未成年者後見人の場合】
本人の戸籍謄本
【成年後見人または任意後見人の場合】
後見登記事項証明書（法務局証明のもの）
【保佐人・補助人の場合】
後見登記事項証明書（法務局証明のもの）
【任意代理人の場合】
委任状（ご本人の実印が押印されたもの）
ご本人の印鑑証明書（市区町村長証明のもの）

（3）開示等の請求に対する回答方法

本人確認書類に記載されたご本人の住所宛に書面または電磁的記録の提供によりご回答いたします。
代理人によるご依頼の場合であっても、ご本人の住所宛にご回答いたしますので、あらかじめご了承くださいますようお願いいたします。

（4）開示等の請求手続きに関して取得した個人情報の利用目的

開示等の請求手続きに伴い当社が取得した個人情報は、当該請求手続きのための調査、ご本人の本人確認、代理人の代理権限確認、当該請求に対する回答に利用いたします。

（5）開示等を行わない場合

以下の事項に該当する場合は、開示等の請求に応じられない場合がありますので、あらかじめご了承くださいますようお願いいたします。開示等を行わないことを決定した場合は、その旨、理由を付して通知いたします。

ご本人の確認ができない場合
代理人によるご依頼に際して、代理権が確認できない場合
所定の申請書・必要書類に不備があった場合
当社の保有個人データに非該当または存在しない場合
当社が保有個人データを開示することによって、ご本人または第三者の生命、財産、身体その他の権利利益を害するおそれがある場合
当社が保有個人データを開示することによって、当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
当社が保有個人データを開示することによって、他の法令に違反することとなる場合
当社の保有個人データに関して訂正、追加、削除のご依頼をされた場合に、利用目的から見て訂正等が必要ではない場合や内容が事実でない旨のご指摘が事実とは相違する場合
当社の保有個人データに関して利用の停止、消去、第三者への提供の停止のご依頼をされた場合に、当社の手続違反が認められない場合
当社の保有個人データに関して利用の停止、消去、第三者への提供の停止のご依頼をされた場合に、利用停止等を行うことが困難な場合であって、代替措置をとることによりご本人の権利利益を保護し得る場合

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